SP Messengerin käyttö

1. Ennen kuin aloitat

SP Messengerin käyttöön tarvitset kolme asiaa:

1. Sovelluksen — Androidille tai Windowsille (katso lataussivu) tai selainversion.
2. Palvelimen osoitteen — SP Messenger muodostaa yhteyden vain organisaatiosi omaan palvelimeen.
3. Käyttäjätunnuksen ja salasanan.

Palvelimen osoitteen ja kirjautumistiedot saat organisaatiosi ylläpitäjältä. Käyttäjätiliä ei voi luoda itse.

2. Asennus ja ensimmäinen kirjautuminen

Android

1. Lataa APK-tiedosto puhelimeesi lataussivulta.
2. Avaa ladattu tiedosto ja vahvista asennus. Jos Android pyytää, salli sovellusten asentaminen tästä lähteestä (selain tai tiedostonhallinta).

Windows

1. Lataa asennusohjelma sp-messenger-setup.exe lataussivulta.
2. Käynnistä se ja seuraa asennusohjelman ohjeita.

Ensimmäinen käynnistys

1. Syötä palvelimen osoite täsmälleen sellaisena kuin sait sen.
2. Syötä käyttäjätunnus ja salasana.
3. Valmista — päänäkymä ja kollegasi avautuvat.

Palvelin, johon olet yhteydessä, näkyy kirjautumisnäkymässä. Jos haluat yhdistää toiseen palvelimeen, kirjaudu ulos ja napauta kirjautumisnäkymässä Change server (vaihda palvelin); Windowsissa voit käyttää myös valintaa Menu → About → Change server.

3. Päänäkymä

• Yhteystietoluettelo. Näet aina kaikki yrityksesi työntekijät — yhteystietoja ei tarvitse etsiä eikä lisätä.
• Keskustelut ja ryhmät on järjestetty viimeisimmän toiminnan mukaan; oikealla oleva numero kertoo lukemattomien viestien määrän.
• Haku auttaa löytämään kollegan tai ryhmän nopeasti.
• Oma nimesi yläreunassa yhteystietoluettelon yläpuolella avaa henkilökohtaisen muistikirjasi.
• Valikko (⋮) päänäkymässä sisältää toiminnot, kuten ryhmän luomisen, About-tiedot ja uloskirjautumisen.

4. Keskustelut ja viestit

1. Valitse kollega tai ryhmä luettelosta — keskustelu avautuu.
2. Kirjoita viesti ja lähetä se.
3. Samasta keskusteluikkunasta voit lähettää tiedostoja ja ääniviestejä sekä soittaa ääni- ja videopuheluita.

Lähetettyjä viestejä ei voi poistaa — tarkista viesti ennen lähettämistä.

5. Muistikirja

Napauta omaa nimeäsi sovelluksen yläreunassa yhteystietoluettelon yläpuolella. Avautuu keskustelu itsesi kanssa — yksityinen muistikirja muistutuksille, luonnoksille, linkeille, tiedostoille ja ääni­muistiinpanoille.

Muistiinpanot synkronoidaan kuten muutkin viestit, joten niiden avulla on kätevä siirtää tekstiä ja tiedostoja puhelimen ja tietokoneen välillä.

6. Tiedostot ja ääniviestit

Tiedostot

Liitä keskusteluun asiakirja, kuva tai muu tiedosto ja lähetä se. Sovellus käyttää vain niitä tiedostoja, jotka itse valitset lähetettäviksi. Ylläpitäjä voi rajoittaa tiedostojen määrää ja kokoa päivässä.

Ääniviestit

Napauta keskustelussa mikrofonia, puhu ja lähetä. Ääniviesti voi olla enintään 10 minuutin pituinen.

Jos ylläpitäjä on ottanut litteroinnin käyttöön, jokainen ääniviesti muunnetaan automaattisesti tekstiksi, joka näkyy viestin alla — viestin voi siis lukea kuuntelematta. Litterointi vie hetken, ja sen nopeus riippuu palvelimesta.

7. Ääni- ja videopuhelut

1. Avaa keskustelu kollegan kanssa.
2. Aloita ääni- tai videopuhelu.
3. Ensimmäisellä puhelulla sovellus pyytää pääsyä mikrofoniin ja kameraan — salli se. Niitä käytetään vain aloittamiesi tai vastaanottamiesi puheluiden aikana. Androidilla sovellus voi pyytää myös pääsyä lähellä oleviin laitteisiin, jotta ääni voidaan ohjata Bluetooth-kuulokkeisiin.

Kun saat videopuhelun, voit vastata videon kanssa tai pelkällä äänellä — kamerasi pysyy pois päältä, mutta näet silti soittajan. Voit kytkeä kameran päälle myöhemmin puhelun aikana.

Ääni ja video kulkevat laitteiden välillä salattuina.

Puheluiden litteroinnit

Jos ylläpitäjä on ottanut puheluiden tallennuksen käyttöön, ääni- ja videopuheluiden ääni tallennetaan (videota ei tallenneta) ja litteroidaan taustalla. Molemmat osapuolet näkevät puhelun aikana ilmoituksen "This call is being recorded" (puhelua tallennetaan).

Kun litterointi on valmis, napauta keskustelussa puhelun alla Expand (laajenna) lukeaksesi sen — jokaisen repliikin yhteydessä näkyy puhujan nimi ja aika. SP Messenger on työväline: litteroinneista löydät helposti jokaisen keskustelun keskeiset kohdat ja päätökset.

8. Ryhmät

Ryhmän luominen

Avaa päänäkymässä valikko (⋮) ja valitse New group (uusi ryhmä). Anna ryhmälle nimi, lisää halutessasi kuva ja valitse jäsenet yrityksestäsi.

Ryhmän tiedot

Napauta ryhmän otsikkoa nähdäksesi jäsenet ja hallintatoiminnot.

Kuka voi tehdä mitä

• Vain ryhmän luoja voi muuttaa ryhmän nimeä ja kuvaa sekä lisätä ja poistaa jäseniä.
• Kuka tahansa jäsen voi poistua ryhmästä.
• Jos luoja poistuu, oikeudet siirtyvät pisimpään ryhmässä olleelle jäsenelle.

Ryhmäkeskustelussa jokaisen viestin yhteydessä näkyy lähettäjän nimi; ryhmän muutokset (uudet jäsenet, uusi nimi ja niin edelleen) näkyvät keskustelussa lyhyinä ilmoituksina.

9. Lukukuittaukset

• Yksi valintamerkki — viesti on toimitettu palvelimelle.
• Kaksi valintamerkkiä — viesti on luettu: kahdenkeskisessä keskustelussa kollegasi on lukenut sen, ryhmässä kaikki jäsenet ovat lukeneet sen.

10. Ilmoitukset Androidilla

SP Messenger ei käytä Googlen push-palvelua: viestit ja puhelut tulevat suoraan organisaatiosi palvelimelta. Jotta ne tulisivat perille myös sovelluksen ollessa suljettuna, sovellus pitää yhteyden auki ja näyttää pysyvän "Connected"-ilmoituksen (yhdistetty).

11. Käyttö usealla laitteella

Asenna SP Messenger puhelimeen ja tietokoneeseen ja kirjaudu samalla käyttäjätilillä. Kaikki viestit — myös muistiinpanosi — synkronoidaan ja ovat käytettävissä jokaisella laitteella.

Selainversio on osoitteessa https://<palvelimesi osoite>/app/.

12. Päivitykset

• Android (lataussivulta asennettu sovellus) ja Windows päivittyvät automaattisesti organisaatiosi palvelimelta.
• Windowsissa voit myös avata Menu → About ja painaa Update now (päivitä nyt) — sovellus lataa päivityksen edistymispalkin kanssa, asentaa sen ja käynnistyy uudelleen.
• Google Play -versio päivitetään Google Playn kautta.

13. Käyttäjätili ja tietoturva

Turvallisuuden ja huijausten estämisen vuoksi osa toiminnoista on varattu ylläpitäjälle. Käyttäjät eivät voi:

• rekisteröityä itse;
• poistaa viestejä;
• muuttaa näyttönimeään tai profiilikuvaansa.

Jos käyttäjätiliisi tarvitaan muutoksia, ota yhteyttä organisaatiosi ylläpitäjään.

14. Yhteysongelmat

Jos sovellus näyttää ilmoituksen "No connection to the server" (ei yhteyttä palvelimeen), se yrittää yhdistää uudelleen automaattisesti.

Jos ongelma toistuu, avaa yhteyden palattua Menu → About → Send log (lähetä loki). Näin lähetetään tekninen loki yhteysyrityksistä — ilman viestien sisältöä — joka auttaa ylläpitäjää selvittämään syyn.

15. Ylläpitäjälle

• Käyttäjät — luo käyttäjätilit käyttäjätunnuksella, nimellä ja profiilikuvalla; käyttäjätunnusta voi käyttää vain kerran koko palvelimella, myös eri yritysten välillä.
• Käyttäjien estäminen — estä kirjautuminen tilapäisesti poistamatta mitään.
• Käyttäjien poistaminen — poista käyttäjä kaikkine viesteineen tai poista käyttäjä ja säilytä viestit.
• Yritykset — luo toisistaan erillisiä viestintäympäristöjä, joiden käyttäjät eivät näe toisiaan.
• Ulkoasu — valitse keskustelujen taustakuva kullekin yritykselle.
• Rajoitukset — määritä kullekin käyttäjälle viestien enimmäismäärä tunnissa sekä tiedostojen määrä ja koko päivässä.
• Ääniviestien litterointi — kytke ääniviestien automaattinen litterointi päälle tai pois.
• Puheluiden tallennus — kytke puheluiden tallennus ja litterointi päälle tai pois.
• Ryhmät — yleiskatsaus kaikkiin kunkin yrityksen ryhmäkeskusteluihin.
• Tilastot — käyttöraportit: viestit, tiedostot, tallennustila ja puhelut.
• Diagnostiikka — kunkin käyttäjän yhteyshistoria ja sovelluslokit yhteysongelmien selvittämiseen.
• Sovellusversiot — näe kunkin käyttäjän sovellusversio ja tee Android-päivityksestä pakollinen.

Nämä ovat perustoimintoja. Voimme kehittää niitä tai lisätä uusia toimintoja pyynnöstänne — ota yhteyttä.

16. Tarvitsetko apua?

• Kirjautumisongelmat, palvelimen osoite, käyttäjätilin muutokset — ota yhteyttä organisaatiosi ylläpitäjään.
• Demopalvelin, käyttöönotto, uudet toiminnot — ota yhteyttä meihin.